Privacy

Versie 14 juni 2018. Bekijk deze pagina regelmatig voor de meest recente versie.

Wij vinden de bescherming van jouw persoonsgegevens belangrijk

Wij hechten groot belang aan de bescherming van de persoonlijke levenssfeer en verwerken jouw persoonsgegevens met de nodige zorg. De persoonsgegevens die je ons verstrekt, worden verwerkt door Provincie West-Vlaanderen, Koning Leopold III-laan 41 in 8200 Sint-Andries. Het provinciebestuur is dus de verantwoordelijke voor de verwerking van jouw gegevens. We werken hierbij volgens de bepalingen van de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 24 mei 2016.

Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Wij verwerken volgende categorieën van persoonsgegevens:

  • identificatiegegevens zoals titel, naam, voornaam, adres, telefoon- en gsmnummer, e-mail
  • elektronische identificatiegegevens zoals IP-adressen, cookies
  • rijksregisternummer en identiteitskaartnummer
  • financiële en transactiegegevens zoals bankrekeningnummers, betalingen, leveranciersgegevens
  • patrimoniuminformatie (kadastergegevens) zoals eigenaarsgegevens
  • persoonlijke kenmerken zoals leeftijd, geslacht, geboortedatum en -plaats, burgerlijke staat en nationaliteit
  • geluidsopnames, foto- en beeldmateriaal.

Deze gegevens komen bij ons terecht:

  • omdat je ze zelf aan ons hebt bezorgd
  • omdat we ze verzamelen als je onze sites gebruikt
  • omdat we ze hebben ontvangen via andere bronnen (andere overheden of partners).

Wij verwerken ook persoonsgegevens voor statistisch onderzoek, maar deze gegevens zijn gepseudonimiseerd. Dat wil zeggen dat we deze gegevens niet kunnen herleiden tot individuen of personen. Aan de hand van deze gegevens kunnen we jou dus niet meer identificeren.

Waarom verwerken we jouw persoonsgegevens?

Wij verwerken jouw persoonsgegevens op basis van ofwel:

  • jouw toestemming
  • een contract dat we onderling afsluiten
  • een wettelijke verplichting waaraan we moeten voldoen
  • een taak die we als overheid moeten uitvoeren in het kader van algemeen belang of openbaar gezag.

Met de verwerking van persoonsgegevens proberen we verschillende doelstellingen te realiseren:

Behandeling van jouw dossier:
Provincie West-Vlaanderen is een overheidsinstantie met wettelijke verplichtingen en met taken in het kader van het algemeen belang of openbaar gezag. Om deze verplichtingen na te komen en onze taken uit te voeren hebben we jouw gegevens nodig. Dit is bijvoorbeeld het geval bij de behandeling van vergunningsdossiers, dossiers in het kader van ruimtelijke planning, beheer van het provinciale eigendommen en domeinen, allerhande subsidiedossiers en belastingdossiers, maar ook bij allerlei projecten binnen onze gebiedsgerichte werking, op het vlak van milieu en natuur, bij het beheer van waterlopen en als we onze inbreng doen als kennispartner.

Bouwadvies:
De gegevens die je verstrekt bij de aanvraag van bouwadvies wordt gebruikt om het geven van bouwadvies goed te kunnen afhandelen.

Nieuwsbrieven en online communicatie:
Via nieuwsbrieven brengt de Provincie jou op de hoogte van nieuws over en activiteiten in het kader van onze werking. Je kan je hiertegen steeds kosteloos verzetten (zie verder).

Foto- en beeldmateriaal:
Bij verschillende gelegenheden maken wij foto's en films. Onze medewerkers doen dit zelf, of we maken hiervoor gebruik van professionele fotografen. Deze foto's en films gebruiken wij voor promotionele doeleinden, dus om onze werking meer bekend te maken. Je kan je hiertegen steeds kosteloos verzetten (zie verder).

Evenementen:
Verschillende provinciale diensten organiseren regelmatig evenementen zoals overleggen, studiedagen, infosessies en -beurzen. Om deze evenementen te kunnen organiseren hebben we jouw gegevens nodig. Wij gebruiken jouw persoonsgegevens dus ook om je uit te nodigen voor deze activiteiten, meestal via jouw e-mailadres maar mogelijks ook schriftelijk. Je kan je hiertegen steeds kosteloos verzetten (zie verder).

Functionaliteit van onze website:
Wij willen dat onze website goed werkt en dat je snel jouw informatie kan terugvinden. Daarom verzamelen we gegevens van bezoekers aan de hand van verschillende technieken zoals Google Analytics en Hotjar. Deze gegevens worden niet individueel verzameld maar we aggregeren deze gegevens in algemene rapporten.
We willen ook dat jouw bezoek aan onze website optimaal verloopt. Daarom werken we met cookies. Je kan via de instellingen van je browser verhinderen dat cookies worden gebruikt of dat je bepaalde waarschuwingen krijgt bij het installeren of verwijderen van cookies. Let op: als je geen cookies toelaat kan het zijn dat onze site niet optimaal werkt.

Webshop:
Provincie West-Vlaanderen heeft ook een webshop. De persoonsgegevens die je verstrekt bij een bestelling in de webshop worden enkel gebruikt in het kader van klantenadministratie, dus om jouw bestelling goed te kunnen afhandelen.

Uitleendienst:
De provinciale uitleendienst maakt het voor West-Vlaamse jeugd- en volwassenenorganisaties, scholen, openbare besturen, instellingen en diensten mogelijk om audiovisueel materiaal te ontlenen. Hiervoor hebben we wel persoonsgegevens nodig. Deze gegevens worden enkel gebruikt om de materialen op een goede manier te kunnen ontlenen.

Hoe verwerken we jouw persoonsgegevens?

Wij nemen alle technische en organisatorische maatregelen om de verwerking van jouw gegevens veilig te laten verlopen en wij eisen van derden die jouw persoonsgegevens voor ons behandelen of verwerken dat zij hetzelfde doen. Toegang tot jouw persoonsgegevens is beperkt om ongeoorloofde toegang, wijziging of misbruik te voorkomen en is alleen toegestaan voor die medewerkers die jouw gegevens nodig hebben om hun job uit te oefenen. Deze medewerkers zijn verplicht om discreet om te gaan met de gegevens en leven alle technische voorschriften na om de gegevens veilig te verwerken.

De gegevens worden bewaard zolang als nodig is om onze dienstverlening te kunnen aanbieden, omdat we er een belang bij hebben of om onze wettelijke verplichtingen na te komen.

Geven we jouw persoonsgegevens door aan derden?

Wij zullen nooit jouw gegevens meedelen aan derden, tenzij in volgende gevallen:

  • het is noodzakelijk voor het bereiken van de eerder vermelde doelstellingen (zie "Waarom verwerken we jouw persoonsgegevens?")
  • je geeft ons hiervoor schriftelijke toestemming
  • we zijn wettelijke verplicht om dit te doen
  • ze worden opgevraagd in het kader van een gerechtelijk onderzoek.

Andere overheidsinstanties:
Als regionale overheid geven we jouw persoonsgegevens door aan Federale en Vlaamse overheidsinstanties of aan lokale besturen, ingeval wij hiertoe verplicht zijn. Omgekeerd vragen wij ook jouw persoonsgegevens op bij andere overheidsinstanties, in het bijzonder bij het gebruik van authentieke gegevensbronnen. Deze uitwisseling van gegevens ook wettelijk geregeld of mogen we doen op basis van machtigingen. Onze machtigingen kan je raadplegen op de website van de Vlaamse Toezichtcommissie.
Provincie West-Vlaanderen is ook partner in tal van Europese projecten. Bij de realisatie van de projecten is het vaak nodig om persoonsgegevens mee te delen aan de projectpartners. Aangezien zij ook behoren tot de EU, passen zij ook de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 24 mei 2016 toe.

Deelnemerslijsten:
Als je deelneemt aan deze evenementen dan gaan we er van uit dat jouw naam, voornaam en organisatie mogen verspreid worden onder de andere deelnemers van het evenement, als dat zou bijdragen aan het opzet en het welslagen van het evenement. We doen dit bijvoorbeeld bij evenementen die specifiek gericht zijn op het netwerken en contacten leggen.

Foto en beeldmateriaal:
Foto's en films worden via onze mediadatabank verwerkt. Onze medewerkers hebben toegang tot deze mediadatabank en kunnen het materiaal gebruiken in het kader van hun opdrachten. Dit betekent ook dat zij dit materiaal kunnen publiceren via onze website en via sociale media en drukwerk. Daarnaast kan foto- en beeldmateriaal worden verstrekt aan andere lokale besturen en partners, maar dat gebeurt onder strikte voorwaarden en enkel voor doeleinden van provinciale promotie, dus om onze werking meer bekend te maken.

Bouwadvies:
Voor het geven van bouwadvies werken we samen met een externe partner (Basbouwen vzw) aan wie we de gegevens bezorgen om jou advies te kunnen geven. Zij treden dus op als verwerker in opdracht van de Provincie. Dat wil zeggen dat zij eveneens zorgvuldig en correct omgaan met jouw persoonsgegevens en dat wij dit controleren.

Groepsaankopen:
Provincie West-Vlaanderen is regelmatig medeorganisator bij zogenaamde groepsaankopen. Wij doen hierbij beroep op gespecialiseerde partners om dit in goede banen te leiden. Daarvoor is het nodig dat jouw persoonsgegevens - als deelnemer aan de groepsaankoop - worden doorgegeven aan die partners. Dit gebeurt onder strikte voorwaarden die je terug kan vinden tijdens de campagnes op de website van de groepsaankoop.

Hosting en dienstenleveranciers:
Om jouw gegevens te verwerken gebruik we een aantal toepassingen of programma's. Een aantal van deze toepassingen staan bij externe dienstenleveranciers die hierin gespecialiseerd zijn. Sommige van die leveranciers hebben de toepassing ook ontwikkeld en doen voor ons het beheer van de toepassing. Zij treden dus op als verwerker in opdracht van de Provincie. Met deze leveranciers hebben we de noodzakelijke verwerkersovereenkomsten afgesloten. Dat wil zeggen dat zij eveneens zorgvuldig en correct omgaan met jouw persoonsgegevens en dat wij dit controleren.

Wat zijn jouw rechten en hoe kan je die uitoefenen?

Als betrokkene heb je bepaalde rechten en als Provinciebestuur willen we ervoor zorgen dat je deze eenvoudig kan uitoefenen. Je moet er wel rekening mee houden dat niet al deze rechten zomaar kunnen worden ingeroepen. Als overheidsinstantie hebben wij een aantal wettelijke verplichtingen en vervullen wij taken van algemeen belang en openbaar gezag, waardoor wij niet altijd kunnen ingaan op verzoeken om inzage, verbetering, wissen, beperking van de verwerking, overdraagbaarheid en bezwaar tegen de verwerking. In die zin zijn in de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 24 mei 2016 uitzonderingen voorzien. Een weigering van onze kant zullen we altijd motiveren.

Voor bepaalde verwerkingen heb je als betrokkene steeds het recht om kosteloos jouw toestemming in te trekken. Dit is het geval bij de nieuwsbrieven, waar je via een link in een nieuwsbrief kan uitschrijven. Ook bij uitnodigingen voor evenementen krijg je steeds via een link in het bericht de mogelijkheid om je uit te schrijven voor toekomstige uitnodigingen.

Voor foto- en beeldmateriaal kan je op het moment zelf de organisator of de fotograaf aanspreken en kenbaar maken dat je niet wil gefilmd of gefotografeerd worden. Wanneer een foto of film wordt gepubliceerd waarop je herkenbaar in beeld komt en je wil deze publicatie ongedaan maken, dan volstaat het om jouw vraag per e-mail te richten aan [email protected]. Vergeet niet te vermelden over welke foto of film het gaat en waar je die gezien hebt. Het kan zijn dat we hiervoor bijkomende informatie opvragen om na te gaan of jouw vraag rechtmatig is.

Als het niet gaat over nieuwsbrieven, uitnodigingen of foto- en beeldmateriaal maar over andere verwerkingsactiviteiten waarbij jouw persoonsgegevens gebruikt worden, dan kan je over verschillende manieren je rechten uitoefenen:

INZAGE? Voor inzage in jouw gegevens:

  • Per brief: stuur je vraag per brief naar Functionaris voor Gegevensbescherming, Provinciehuis Boeverbos, Dienst COOP, Koning Leopold III-laan 41 te 8200 Sint-Andries.
  • Per e-mail: stuur je vraag naar [email protected].
  • Via het formulier "recht op inzage". Dit is de snelste manier.

CORRECTIE, AANVULLING EN ANDERE VRAGEN? Voor alle andere vragen, in het bijzonder de correctie van foute gegevens over aanvulling van onvolledige gegevens:

  • Per brief: stuur je vraag per brief naar Functionaris voor Gegevensbescherming, Provinciehuis Boeverbos, Dienst COOP, Koning Leopold III-laan 41 te 8200 Sint-Andries.
  • Per e-mail: stuur je vraag naar [email protected].
  • Via het formulier "andere vragen". Dit is de snelste manier.

Let op: om jouw vraag te kunnen beantwoorden hebben we een bewijs van jouw identiteit nodig. Dit kan door een kopie of een scan van je identiteitskaart mee te sturen. Wij zullen deze kopie of scan enkel gebruiken om vast te stellen of je daadwerkelijk de betrokkene bent waarvan de persoonsgegevens verwerkt worden, dan wel de ouder of de voogd in het geval van -16 jarigen. Van zodra we beiden tevreden zijn met het antwoord op jouw vraag zullen we de kopie of scan vernietigen.

UITSCHRIJVEN VOOR NIEUWSBRIEVEN?

Uitschrijven voor de nieuwsbrief doe je door op de daartoe voorziene link te klikken in de nieuwsbrief zelf.

UITSCHRIJVEN VOOR BERICHTEN OVER EVENEMENTEN EN UITNODIGINGEN?

Wil je geen enkele uitnodiging voor evenementen meer ontvangen? Schrijf je dan uit via dit formulier.

Verwerkingen door onze agentschappen

Provincie West-Vlaanderen heeft een aantal agentschappen (autonomie provinciebedrijven) die het provinciaal beleid realiseren. Ook zij verwerken jouw persoonsgegevens volgens de Europese Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) van 24 mei 2016. Hoe zij dat doen bekijk je best op hun website, waar specifieke privacyverklaringen staan:

Waar kan je terecht als je niet tevreden bent met de manier waarop we omgaan met jouw gegevens?

We doen ons uiterste best om jouw persoonsgegevens correct te behandelen. Ben je toch niet tevreden met onze werkwijze, neem dan in de eerste plaats contact op met onze functionaris voor gegevensbescherming. De contactgegevens vind je onderaan deze pagina.

Ben je daarna nog steeds niet tevreden over onze werkwijze of heb je klachten over de verwerking van jouw persoonsgegevens, dan neem je best contact op met de Gegevensbeschermingsautoriteit:

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35, 1000 Brussel
tel: +32 (0)2 274 48 78
e-mail: [email protected]a.be

Vragen over de verwerking van jouw persoonsgegevens?

Bel ons0493 31 29 52 Stuur een mail[email protected]© 2019 Provincie